Văn phòng ảo “ăn nên làm ra”

Văn phòng thời sốt đất

Anh Trúc Sinh, giám đốc một công ty thiết kế website ở TP.HCM, cho biết anh cùng ba người bạn hùn vốn lập công ty riêng. Hoạt động của công ty này chỉ cần một văn phòng nhỏ để có thể ngồi thiết kế hoặc giao dịch. Tuy nhiên, chi phí mặt bằng hiện nay làm anh Sinh khá đau đầu. Anh phải tốn gần ba triệu đồng để thuê mặt bằng hàng tháng, sau đó còn tốn hơn chục triệu đồng trang trí văn phòng lại cho đẹp. Tuy nhiên, chỉ được bảy tháng thì bà chủ nhà đòi hủy hợp đồng. Anh Sinh đau khổ phải dọn đi và phải chịu mất một khoản không nhỏ đầu tư vào văn phòng.

Anh Sinh và các bạn đã lùng tìm trên mạng một văn phòng ảo cho thuê và quyết định đăng ký một chỗ ở đây. Tại địa điểm mới, công ty anh Sinh hoạt động khá tốt.

Còn theo một giám đốc công ty kinh doanh gỗ ở Bình Dương đang thuê một văn phòng ảo tại G-Office, trước đây họ phải tốn gần ba ngàn USD/tháng để thuê một văn phòng trên đường Tôn Đức Thắng, quận 1, TP.HCM. Tiền thuê văn phòng, tiền đầu tư trang thiết bị hàng trăm triệu đồng khiến ban giám đốc hết sức ngao ngán. Trong khi đó, việc giao dịch ở công ty hầu như rất ít. Nghe có thông tin về dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, ban lãnh đạo công ty này đã chuyển sang thuê dịch vụ mới và hai tháng nay mỗi tháng họ chỉ tiêu tốn khoảng 10% so với các chi phí mà họ thuê văn phòng cũ.

Nhiều bên cùng có lợi

Các dịch vụ văn phòng ảo cho thuê theo phương thức họ cho doanh nghiệp đặt văn phòng tại văn phòng của mình (địa chỉ, bảng hiệu…). Ở văn phòng của các công ty cho thuê có đầy đủ các tiện nghi cần thiết cho một văn phòng như phòng họp sang trọng, điện thoại, fax, tiếp tân và có địa chỉ giao dịch tại trung tâm thành phố. Doanh nghiệp thuê văn phòng có thể làm việc bất cứ nơi đâu mà không phải đến công ty, nhân viên của đơn vị cho thuê có trách nhiệm trực nghe điện thoại, sau đó chuyển thông tin cho doanh nghiệp thuê. Riêng các buổi họp, hội nghị thì doanh nghiệp thuê hoàn toàn có thể sử dụng các dịch vụ, phòng họp chung.

Mức trung bình một văn phòng ảo có giá từ 50 USD cho đến 179 USD/tháng tùy theo gói thuê. Hình thức này đang khá ăn khách ở cả TP.HCM lẫn Hà Nội. Hiện nay có hơn một chục công ty đang kinh doanh dịch vụ này. Nhiều doanh nghiệp có sẵn mặt bằng và trang thiết bị như quán cà phê, cao ốc cũng đang dự tính chuyển sang đầu tư. Có doanh nghiệp ở TP.HCM chỉ có một văn phòng và sáu nhân viên mà đã có 50 công ty khác nhau đến thuê.

Một giám đốc kinh doanh văn phòng ảo ở Hà Nội cho hay, thay vì phải thuê mặt bằng, thiết lập một văn phòng, điều hành văn phòng, thuê nhân viên thì doanh nghiệp chỉ phải thuê một dịch vụ đại diện chuyên nghiệp “bao sân” bằng cách sử dụng địa chỉ, số điện thoại, nhân viên tiếp tân… cho mình. Chi phí chỉ bằng 20% chi phí thực tế. Còn theo ông Nguyễn Phúc Thái, Tổng Giám đốc Incoment – một công ty khá thành công với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ở TP.HCM, dịch vụ này không mới, nó phát triển mạnh ở nước ngoài. Tuy nhiên, ở Việt Nam thì mới xuất hiện khoảng hai-ba năm gần đây. Ông Thái cho biết mặc dù việc kinh doanh khá thuận lợi nhưng cũng chỉ phát triển ở mức vừa phải do nhiều người chưa quen.

Theo đánh giá của các chuyên gia, mô hình “đại diện thương mại công nghệ cao” này phù hợp với doanh nghiệp nước ngoài đang muốn tìm hiểu về thị trường Việt Nam. Ngoài ra, nó cũng khá phù hợp với các nhóm làm việc theo dự án, các cá nhân độc lập và đặc biệt là những doanh nghiệp trẻ không muốn mất thời gian, tiền bạc vào các khâu như công chứng giấy tờ thuê nhà, sửa mặt bằng, mua sắm và lắp đặt thiết bị, an ninh.

Cơ quan thuế sẽ khó kiểm soát

Theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký địa chỉ, việc một địa chỉ có thể cho thuê nhiều công ty khác nhau là chưa có quy định cụ thể. Tuy nhiên, việc một văn phòng cho nhiều công ty thuê sẽ gây ra rất nhiều khó khăn đối với việc quản lý như kê khai thuế, kiểm tra thuế hay khó tránh được các trường hợp gian dối trong kinh doanh lẩn vào.

Ở nước ngoài thì việc kinh doanh này diễn ra phổ biến, đặc biệt là các công ty luật sư nhưng ở Việt Nam thì còn rất nhiều vấn đề phải bàn.