Lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho doanh nghiệp, phương pháp hổ trợ doanh nghiệp…
Văn phòng ảo là gì? tìm hiểu dịch vụ văn phòng ảo
Xu hướng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hiện nay được nhắc đến nhiều trong doanh nghiệp vừa và nhỏ trên cả thế giới. Với xu hướng này, các doanh nhân chỉ việc ngồi tại nhà truy cập vào laptop và nghe các cuộc gọi đối tác, khách hàng tại nhà. Nhằm giảm thiểu nhiều chi phí đi lại, thuê văn phòng hiện đại thông qua việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.
Tại Việt Nam, xu hướng này gia nhập từ năm 2006 và thực sự lan tỏa mạnh. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ được đầu tư thành lập với số vốn nhỏ muốn có văn phòng đại diện với địa chỉ cố định để các đối tác và khách hàng dễ dàng liên lạc. Ngoài ra, văn phòng đại diện tọa lạc tại các khu trung tâm, trong các cao ốc lớn sẽ mang lại sự thoải mái cho đối tác và khách hàng. Trong các cuộc họp với những đối tác, khách hàng quan trọng giúp mang lại hợp đồng lớn, văn phòng và phòng họp càng trở nên quan trọng hơn.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào bước đầu khởi nghiệp cũng chuẩn bị sẵn sàng số vốn lớn để đầu tư thuê văn phòng, sắm sửa các thiết bị làm việc. Chi phí ban đầu sẽ khiến các doanh nghiệp đau đầu, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. Nền kinh tế bất ổn khiến giá cho thuê các văn phòng tại những khu vực trung tâm lên đến con số vài ngàn đô một tháng. Điều này thật không đơn giản chút nào nếu những chi phí cố định lớn sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp
Lợi ích văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ là gì ?
Ở nước ngoài, văn phòng ảo được phát triển rộng rãi bởi nhu cầu lớn từ 1996, văn phòng ảo xuất hiện lần đầu tiên. Khác với nhu cầu khách hàng trên thế giới, tại Việt Nam dịch vụ cho thuê văn phòng ảo (văn phòng chia sẻ) được phát triển thêm nhiều dịch vụ nhằm thích ứng với môi trường làm việc tại đây. Chỉ cần địa chỉ kinh doanh và thông tin liên hệ thì đó chính là văn phòng ảo cho doanh nghiệp.
Thật ra, từ “ Văn phòng ảo” gây ra nhiều hiểu lầm cho hầu hết các khách hàng ban đầu tìm kiếm dịch vụ thuê văn phòng giá rẻ. Từ này bản chất nó là văn phòng đại diện, là nơi đại diện để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với khách hàng với chi phí thấp. So với việc tìm kiếm văn phòng giá rẻ xa trung tâm thành phố hoặc văn phòng nhỏ hẹp nằm trong tòa nhà xuống cấp. Văn phòng ảo trở thành giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp.
Dịch vụ văn phòng ảo
Tại Việt Nam, văn hóa kinh doanh chủ yếu là gặp mặt đối tác bàn bạc, trao đổi và kí kết tại bàn. Chính vì vậy, dịch vụ văn phòng ảo được kết hợp thêm một số dịch vụ khác như: cho thuê phòng họp, cho thuê bàn làm việc, cho thuê phòng tiếp khách, các dịch vụ tư vấn, thông dịch viên, …
Các khách hàng hầu như là các doanh nghiệp nhỏ đang trong quá trình phát triển cần tiết kiệm. Họ tìm đến dịch vụ nhằm tìm kiếm giải pháp nâng cao giá trị công ty trước đối tác đem lại sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
Dịch vụ văn phòng ảo với đầy đủ thông tin liên hệ trực tiếp chuyên nghiệp: nhân viên tiếp tân từ xa, bàn làm việc riêng, được thuê phòng họp, phòng tiếp khách. Các dịch vụ xen lẫn nhau giống như một văn phòng cho thuê độc lập với nhiều gói dịch vụ khác nhau. Khó có thể phân biệt được sự khác nhau giữa văn phòng ảo và văn phòng cho thuê, nhưng sẽ dễ dàng nếu chúng ta so sánh sự khác nhau về lợi ích dài hạn.
Văn phòng ảo phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với quy mô này các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn khó khăn để duy trì hoạt động trong khi mọi thứ còn đang trong quá trình vận hành. Sử dụng văn phòng ảo sẽ tiết kiệm chi phí cố định hàng tháng mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp.
